Faktoring to coraz popularniejsze rozwiązanie wśród firm, które chcą poprawić swoją płynność finansową. Umożliwia szybkie otrzymanie środków za faktury z odroczonym terminem płatności. Jednak zanim faktor wypłaci pieniądze, konieczne jest zawarcie umowy i dostarczenie odpowiednich dokumentów.
W tym artykule dowiesz się, jakie dokumenty są potrzebne do zawarcia umowy faktoringu, jak wygląda proces weryfikacji oraz co warto przygotować wcześniej, by przyspieszyć całą procedurę.
Co to jest faktoring?
Faktoring to usługa polegająca na tym, że firma faktoringowa (faktor) wypłaca przedsiębiorcy zaliczkę za wystawione faktury z odroczonym terminem płatności. Następnie faktor przejmuje na siebie windykację należności od kontrahenta. Dzięki temu firma nie musi czekać 30, 60 czy 90 dni na zapłatę – środki trafiają na konto nawet w ciągu 24 godzin.
Jakie dokumenty są potrzebne do faktoringu?
Choć lista wymaganych dokumentów może się nieco różnić w zależności od instytucji faktoringowej, najczęściej wymagane są następujące:
1. Dokumenty rejestrowe firmy
- Odpis z KRS lub wydruk z CEIDG (dla jednoosobowych działalności),
- NIP i REGON,
- Statut spółki lub umowa spółki (w przypadku spółek z o.o. i S.A.),
- Pełnomocnictwa – jeśli umowę podpisuje osoba niebędąca właścicielem lub członkiem zarządu.
2. Sprawozdania finansowe
- Bilans i rachunek zysków i strat za ostatni rok obrotowy,
- Ewentualnie sprawozdanie za bieżący okres (np. I kwartał, półrocze),
- PIT lub CIT (dla mniejszych firm, które nie prowadzą pełnej księgowości).
3. Faktury do sfinansowania
- Wystawione faktury z odroczonym terminem płatności,
- Potwierdzenie dostarczenia towaru lub wykonania usługi (jeśli wymagane),
- Dane kontrahentów (czasem potrzebna jest ich analiza kredytowa).
4. Wyciągi bankowe
- Z ostatnich 3–6 miesięcy – w celu oceny przepływów pieniężnych.
5. Umowy handlowe z kontrahentami
- Jeśli współpraca opiera się na stałych warunkach – może być wymagane przedstawienie umowy ramowej lub zamówień.
Dodatkowe dokumenty (w zależności od faktora)
W niektórych przypadkach instytucja faktoringowa może poprosić również o:
- zaświadczenie o niezaleganiu z ZUS i US,
- rejestr należności i zobowiązań,
- opinie bankowe lub referencje od innych firm finansujących.
Jak wygląda proces zawarcia umowy faktoringu?
✅ Krok 1: Wypełnienie wniosku faktoringowego
Zawiera dane firmy, przewidywaną wartość faktur, liczbę kontrahentów i rodzaj faktoringu.
✅ Krok 2: Weryfikacja dokumentów
Faktor analizuje sytuację finansową firmy i wiarygodność kontrahentów.
✅ Krok 3: Podpisanie umowy faktoringu
Po pozytywnej ocenie następuje podpisanie umowy – w formie papierowej lub elektronicznej.
✅ Krok 4: Przekazanie faktur i wypłata środków
Przedsiębiorca przesyła faktury do sfinansowania, a faktor przelewa zaliczkę (np. 80–90% kwoty brutto).
Jak przygotować się do umowy faktoringu?
Aby cały proces przebiegł sprawnie i bez opóźnień, warto:
- Uporządkować dokumentację finansową i księgową,
- Zweryfikować kontrahentów – ich wypłacalność może wpłynąć na decyzję faktora,
- Sprawdzić, czy nie zalegasz z płatnościami do ZUS i urzędu skarbowego,
- Zastanowić się, które faktury chcesz objąć finansowaniem – nie muszą to być wszystkie.
Podsumowanie
Zawarcie umowy faktoringu nie jest skomplikowane, ale wymaga przygotowania podstawowych dokumentów rejestrowych, finansowych oraz informacji o kontrahentach i fakturach. Dzięki dobrej organizacji możesz przyspieszyć cały proces i szybciej otrzymać potrzebne środki na rozwój firmy.
Jeśli planujesz skorzystać z faktoringu, już dziś zadbaj o kompletność dokumentacji – to pierwszy krok do poprawy płynności i większej niezależności finansowej Twojej firmy.